Przygotowanie poprawnie wypełnionych dokumentów przewozowych ma kluczowe znaczenie dla szybkiej organizacji dostaw i sprawnej obsługi celnej. Jest to szczególnie ważne dla firm z branży beverage, które obracają towarami wrażliwymi takimi jak soki, wina, komponenty do produkcji napojów, itp. Eksperci Hillebrand Gori, operatora logistycznego specjalizującego się w obsłudze tej branży, przygotowali krótki przewodnik na temat dokumentów przewozowych.
Jakie są podstawowe dokumenty przewozowe?
Import i eksport towarów z różnych stron świata oznacza konieczność sprawnego poruszania się między różnymi przepisami i regulacjami obowiązującymi w poszczególnych krajach. To one określają, jakie dokumenty trzeba przygotować, gdy chodzi o kwestie związane z pozwoleniami czy podatkowe. Podstawą jest dokumentacja przewozowa, którą określają konwencje i umowy międzynarodowe. Należą do nich:
List przewozowy (Bill of Lading) – to najważniejszy dokument przewozowy, który określa miejsce docelowe, rodzaj i ilość towarów. Są tu też dane kontaktowe, instrukcje dostawy i potwierdzenie odbioru ładunku dla nadawcy. Pełni funkcję umowy przewozowej wystawionej przez przewoźnika i służy jako potwierdzenie odbioru przesyłki. W zależności od środka transportu wyróżnia się kilka rodzajów listów przewozowych:
– list przewozowy morski (konosament),
– lotniczy (Air Waybill),
– kolejowy (Rail Waybill).
Faktura handlowa (Commercial Invoice) – to najważniejszy dokument przewozowy w imporcie i eksporcie, który służy do przygotowania deklaracji celnej. Administracja celna używa go do określenia, jakie cła lub podatki mają być nałożone oraz czy przesyłka może wjechać lub wyjechać z kraju. Faktura handlowa musi być wypełniona dla każdej przesyłki.
Zawiadomienie o przybyciu (Arrival Notice) – to dokument informujący o tym, że przesyłka dotarła lub planowo dotrze w określone miejsce. Zazwyczaj jest wysyłany przez przewoźnika 3-5 dni przed dostawą, tak aby uczestnicy łańcucha dostaw wiedzieli, kiedy powinni zrealizować swoją część procesu przewozu.
Dokument celny (Customs Document) – czyli oficjalny dokument celny, który zawiera listę i szczegóły ładunku, w eksporcie lub imporcie. W urzędzie celnym składa go właściciel przesyłki, którym zazwyczaj jest nadawca.
Lista załadunkowa (Packing list, a także shipping list, packing slip, packing note, manifest) – dokument przewozowy wymagany w eksporcie. Zawiera informacje dotyczące produktu, eksportera, przewoźnika i kupującego. Szczegółowo opisuje metodę dostawy, typ, pochodzenie, cel i datę wyjścia przesyłki. Używany jest przez wszystkich uczestników łańcucha dostaw, dzięki czemu wiadomo, jakie są wymagania co do obsługi przesyłki. Jest to szczególnie ważne w przypadku wrażliwych towarów, np. transportowanych w chłodniach.
Świadectwo pochodzenia (Certificate of Origin) – czyli międzynarodowy dokument przewozowy, który informuje o kraju pochodzenia towarów. Potwierdza, że tu je wyprodukowano, wytworzono lub przetworzono. W krajach, które łączą umowy handlowe, dokument informuje organa celne o tym, że na produkty mogą być nałożone niższe podatki i opłaty celne.
Licencja eksportowa/importowa (Export/Import License) – w zależności od towarów, pochodzenia i miejsca docelowego przesyłki, konieczne może być uzyskanie licencji eksportowej lub importowej. Na przykład, importerzy wina do UE muszą załączyć dokument VI-1, który potwierdza zgodność wina z regulacjami UE, chyba że jest zwolnione z tego obowiązku. Dokument stosowany jest też w przypadku przesyłek do Wielkiej Brytanii, które będą ponownie wyeksportowane do UE. Każde państwo może mieć własne wymagania co do licencji eksportowych, dlatego eksperci Hillebrand Gori radzą, aby wcześniej sprawdzić informacje na stronie internetowej organów celnych danego kraju.
Zadanie dla doświadczonego spedytora
– Oprócz stosowanych powszechnie dokumentów przewozowych warto sprawdzić jakie jeszcze dokumenty będą potrzebne na danej trasie i dla konkretnego produktu. Trzeba pamiętać, że każdy kraj wymaga innych dokumentów w eksporcie i imporcie win i napojów alkoholowych – radzą eksperci Hillebrand Gori.
Eksperci Hillebrand Gori podają przykład Australii, 5. największego eksportera wina na świecie. Australia dostarcza wina do ponad 100 krajów, w tym Polski. Eksporter australijskiego wina musi przygotować 6 dokumentów. To: konosament morski, konosament spedytorski (House Bill of Lading), faktura handlowa, lista załadunkowa, zezwolenie na eksport wina wydany przez Australian Wine Corporation i deklarację eksportową składaną przed akceptacją ładunku na nabrzeżu.
– Przygotowując się do organizacji dostaw w eksporcie lub imporcie, warto sprawdzić, czy nasz partner będzie mógł nas wesprzeć także w przygotowaniu dokumentacji przewozowej. Doświadczona firma spedycyjna, która ma lokalne oddziały w różnych krajach, może pomóc w przygotowaniu deklaracji eksportowych, uzyskaniu licencji na organiczne wino, wypełnieniu faktury handlowej, świadectwa pochodzenia, dokumentów fitosanitarnych i innych. Jej eksperci wyjaśnią jakie obowiązują cła, podatki i taryfy. To ważne, bo poprawne przygotowanie dokumentacji usprawni odprawę celną i przyspieszy dostawę towarów – podsumowują eksperci Hillebrand Gori.
Hillebrand Gori
Firma logistyczna Hillebrand powstała w 1844 roku w Mainz w Niemczech. Po ponad 177 latach działalności jest dziś wiodącym światowym operatorem logistycznym i dostawcą łańcuchów dostaw dla producentów napojów i alkoholi. Działając jako globalna sieć w 90 krajach, Hillebrand osiągnął przychody na poziomie ok. 1,4 mld EUR. Operator zatrudnia ok. 2,7 tys. pracowników, wyspecjalizowanych w obsłudze tzw. beverage market. To jedna z nielicznych firm na świecie o takiej specjalności, oferująca najwyższej klasy usługi logistyczne (zarządzanie łańcuchem dostaw), transportowe i spedycyjne (fracht morski, lotniczy, drogowy, kolejowy) oraz celne (odprawy celne, składy celne i magazynowanie) a także narzędzia informatyczne i rozwiązania technologiczne dla klientów. Współpracuje zarówno z największymi globalnymi producentami np. Diageo, Beam Santory czy Brown-Forman, jak i lokalnymi dostawcami alkoholi i napojów. W 2022 r. Hillebrand dołączył do Grupy Deutsche Post DHL i jest częścią DHL Global Forwarding, Freight. Po integracji z Gori rozwija specjalistyczne usługi logistyczne dla napojów, piwa, wina i alkoholi spirytusowych, pod jedną marką „Hillebrand Gori – a DHL company”. W Polsce firma Hillebrand działa od 2013 r. z siedzibą w Gdyni, gdzie oprócz usług logistycznych wspiera też klientów w zdobywaniu rynków zagranicznych. Więcej na stronie: www.hillebrandgori.com