Po wielu latach przygotowań, Krajowy System eFaktur w końcu stanie się powszechny, a pierwsza grupa firm zostanie zobowiązana do korzystania z KSeF w lipcu 2024 roku. Cyfryzacja faktur ma za zadanie usprawnić przepływ dokumentacji, zmniejszyć koszty ich procesowania i zwiększyć bezpieczeństwo. W branży TSL elektroniczny obieg dokumentów mógłby pomóc w eliminacji jednej z największych bolączek branży, czyli długich terminów płatności.
Krajowy System eFaktur (KseF) to nazwa platformy dla podatników VAT, stworzonej z myślą o wystawianiu faktur strukturyzowanych drogą elektroniczną. Faktura strukturyzowana to dokument cyfrowy w formacie .xls generowany za pośrednictwem rządowej platformy, co odróżnia go od standardowych faktur elektronicznych wysyłanych kontrahentom mailowo w ramach prywatnej korespondencji.
Przedsiębiorcy zyskali możliwość wystawiania faktur strukturyzowanych już w 2022 roku, jednak było to rozwiązanie dobrowolne, towarzyszące standardowym rozliczeniom. 1 lipca 2024 roku korzystanie z platformy KSeF stanie się obowiązkowe dla dużych firm, a 1 stycznia 2025 roku również małe i średnie przedsiębiorstwa będą zobligowane do wystawiania faktur za jej pośrednictwem.
Zyska rząd i przedsiębiorcy
– Centralizacja procesu rejestracji faktur, któremu służy platforma KSeF, ma przede wszystkim uszczelnić polski system podatkowy i zmniejszyć tzw. lukę VAT. Korzyści dla państwa są więc oczywiste, ale system to również sporo ułatwień dla jego użytkowników, czyli przedsiębiorców. Wśród nich znajduje się skrócenie podstawowego terminu zwrotu podatku VAT z 60 do 40 dni, przyspieszenie obiegu faktur czy automatyzacja procesów księgowych – mówi Agnieszka Nosal, Marketing&Sales Area Leader w Transcash.eu.
Użytkownicy KSeF nie będą musieli również przesyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego, a wystawiane przez nich faktury mają być przechowywane w systemie przez 10 lat, co zdecydowanie ułatwi proces archiwizacji. Korzystanie z KSeF i wdrożenie go w codzienność firmy będzie wymagało zmian technologicznych i szkoleń, ale wszystko wskazuje na to, że przedsiębiorców czeka zmiana w dobrą stronę.
Plaga późnych płatności w branży TSL
Wprowadzenie KSeF to szansa na zwalczenie jednego z największych problemów branży TSL, czyli długich terminów płatności. Ma on związek ze specyfiką sektora, w którym zdecydowana większość zleceń ma charakter międzynarodowy. To oznacza, że dokumenty przewozowe, będące podstawą rozliczenia, również docierają do firmy z opóźnieniem i w praktyce to właśnie termin ich wpływu wyznacza początek odliczania terminu płatności. W związku z tym do pierwotnego terminu płatności zwykle trzeba doliczyć od kilku do nawet kilkunastu dni, a to nie koniec. W niektórych firmach stosuje się sztywne terminy wysyłki przelewów, np. w konkretne dni tygodnia lub miesiąca, co skazuje przewoźnika na jeszcze dłuższe oczekiwanie na płatność.
Jak tłumaczy Agnieszka Nosal, takie praktyki to domena dużych zleceniodawców, którzy wykorzystując swoją dominującą pozycję, są w stanie wymusić na przewoźniku warunki korzystne dla siebie:
– Dla przewoźnika przymus czekania na pieniądze ma oczywiste, negatywne konsekwencje, od opóźnień zapłaty własnych zobowiązań po ryzyko powstania długów i problemów, które stwarzają.
Długi czas oczekiwania na płatność to nie jedyny problem związany z papierowymi rozliczeniami. Zlecenia transportowe często zawierają zapisy narzucające termin dostarczenia faktury i innych dokumentów, którego niedotrzymanie powoduje naliczanie kar umownych.
KSeF nie zmieni zwyczajów branży
Obowiązkowa cyfryzacja faktur to szansa na usprawnienie i przyspieszenie obiegu dokumentów – faktura wystawiona w konkretnym dniu automatycznie trafia do odbiorcy, więc data wpływu równa się dacie odliczania terminu płatności. Tyle teorii – w praktyce zastosowanie tej procedury wymaga zgody obu stron. KSeF jest platformą do wystawiania faktur i pozwala na ich odbiór tą samą drogą, pod warunkiem, że płatnik faktury wyrazi na to zgodę. Jeśli tego nie zrobi, fakturę wystawioną za pośrednictwem platformy trzeba mu dostarczyć inaczej, na przykład mailem lub pocztą. Wszyscy płatnicy podatku VAT będą więc zobligowani do wystawiania faktur za pośrednictwem systemu, ale ich odbiór tą samą drogą jest całkowicie dobrowolny. Biorąc pod uwagę, że w branży TSL zdecydowana większość rozliczeń z płatnikami nadal odbywa się na papierze, trudno przypuszczać, że rządowa platforma wymusi zmianę tych zwyczajów.
e-CMR to przełom w cyfryzacji transportu?
O stosunku branży TSL do płatności elektronicznych najlepiej świadczy niewielka popularność elektronicznych listów przewozowych.
– Choć z e-CMR można korzystać już od czterech lat, zapisy ustawy o transporcie drogowym i ustawy prawo przewozowe nadal nie regulują jego funkcjonowania w polskim prawie. W teorii przewoźnicy mogą więc stosować elektroniczny list przewozowy, ale w praktyce nadal muszą wozić ze sobą plik papierowych dokumentów – zwraca uwagę ekspertka Transcash.eu.
Problemy z e-CMRem to jednak nie tylko polska specyfika – zgodnie z szacunkami, elektroniczne listy przewozowe stanowią zaledwie 1% wszystkich stosowanych przez przewoźników. Ten stan rzeczy ma jednak ulec zmianie już w sierpniu 2021 roku, gdy w życie wejdzie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 roku w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego (Electronic Freight Transport Information, w skrócie eFTI). Na jego mocy wszystkie organy kontroli działające na terenie UE będą musiały mieć możliwość odbierania elektronicznych informacji dotyczących transportów oraz będą zobowiązane do akceptowania cyfrowych wersji dokumentów przewozowych. Dzięki temu wożenie papierowej dokumentacji nie będzie konieczne, a cały proces obiegu dokumentacji zostanie zcyfryzowany. Korzyści z tego rozwiązania są tożsame z tymi, które powinien przynieść KSeF – oszczędność czasu, redukcja kosztów związanych z przygotowaniem i przechowywaniem papierowych dokumentów, większa kontrola nad ich przepływem, a docelowo również szybsze płatności.
– 2024 rok będzie więc czasem próby dla branży transportowej, która do tej pory nie była chętna cyfryzacji. Jeśli wdrożenie nowych przepisów realnie wpłynie na usprawnienie płatności w sektorze, czeka nas jedna z największych rewolucji we współczesnej historii branży TSL – mówi Agnieszka Nosal.
Transcash od kilkunastu lat dba o bezpieczeństwo finansowe firm z branży TSL. Specjalizujemy się w usługach finansowych, windykacyjnych i prawnych dla sektora transportu w relacjach międzynarodowych i krajowych. W 2022 roku na naszym liczniku wybił pierwszy miliard – faktury na tę kwotę sfinansowaliśmy od początku działalności faktoringowej.