W dobie cyfrowej transformacji niemal każdej dziedziny życia, automatyzacja procesów w codziennej pracy staje się niezwykle istotną kwestią. Dla specjalistów z branży HR oraz osób, które samodzielnie zarządzają swoimi sprawami księgowymi, jest to często konieczność, ale także udogodnienie, pomagające zwiększyć efektywność operacyjną. Jednymi z głównych obszarów kadrowo-płacowych, w których wsparciem mogą okazać się nowoczesne technologie są m.in. systemy do zarządzania czasem pracy, oprogramowanie do obsługi wynagrodzeń, narzędzia do raportowania, a także platformy do rozliczeń i nawiązywania umów z podwykonawcami.
Inteligentna automatyzacja procesów to połączenie zaawansowanych technologii takich jak sztuczna inteligencja (AI), robotyzacja procesów biznesowych (RPA), uczenie maszynowe oraz przetwarzanie danych w celu optymalizacji i automatyzacji złożonych mechanizmów. Implementacja tych rozwiązań może wypłynąć pozytywnie na zwiększenie efektywności pracy, eliminację potencjalnych błędów oraz realizację bardziej strategicznych zadań. Te nowoczesne technologie doceniają już eksperci z niemal wszystkich branż na całym świecie. Według Deloitte, aż 92 proc. firm będących na etapie implementacji lub skalowania inteligentnej automatyzacji potwierdziło, że wdraża te rozwiązania holistycznie (44 proc.) lub planuje obrać ten kierunek w ciągu najbliższych lat (48 proc.).
Jakie narzędzia wykorzystują działy HR?
Przedsiębiorstwa zdają się być świadome zalet wynikających z automatyzacji procesów. Tegoroczne badanie #TrendyHR pokazało jednak, że rozwiązaniem najczęściej używanym przez specjalistów ds. human resources jest nadal Excel. Jako główne narzędzie pracy wskazała go 1/3 ankietowanych. Z kolei ok. 21 proc. badanych wybrała wewnętrzne systemy stworzone w ramach organizacji do obsługi procesów HR. Natomiast 20 proc. respondentów wskazało na zewnętrzne rozwiązanie wspierające jeden wybrany proces. Mówiąc o tym ostatnim należy wyróżnić m.in. systemy do zarządzania czasem pracy, oprogramowanie do zarządzania wynagrodzeniem, narzędzia do raportowania i analizy danych płacowych, platformy do elektronicznych płatności oraz faktur, a także narzędzia do rozliczania podwykonawców.
– Poza większymi firmami istotną część rynku stanowią mikroprzedsiębiorstwa i osoby pracujące na własny rachunek np.: freelancerzy. W ich przypadku automatyzacja procesów jest równie ważna. W dobie tak zaawansowanej cyfryzacji narzędzia ułatwiające zarządzanie dokumentami i płatnościami stają się kluczowe również dla małych graczy. Co więcej, rozwiązania te ułatwiają współpracę z większymi klientami, którzy oczekują działania według określonego standardu. Korzyści są obustronne, gdyż dzięki automatyzacji obieg dokumentów czy rozliczenia stają się dużo prostsze i przebiegają dużo sprawniej – mówi Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.
Inteligentne rozwiązania poprawią wydajność pracy
Dane Polskiego Instytutu Ekonomicznego wykazują, że Polacy pracują 40,4 godzin tygodniowo, czyli o 3 godziny dłużej niż średnio w Unii Europejskiej oraz o 8 godzin więcej niż w Holandii, gdzie pracuje się najkrócej. W tym samym raporcie pada stwierdzenie, że według 61 proc. badanych firm automatyzacja powtarzalnych prac ma duże znaczenie dla utrzymania równowagi między życiem prywatnym i zawodowym. Rozwiązania, które pomagają pracownikowi w rutynowym obowiązku mogą również wpłynąć na zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu, co przy kwestiach związanych z płacami lub podpisywaniem umów jest szczególnie ważne. Przykładem najnowszej funkcjonalności, która może znacząco poprawić wydajność procesów kadrowo-płacowych jest m.in. opcja przeniesienia autorskich praw majątkowych, dzięki któremu po zakończeniu transakcji, klient od razu może legalnie dysponować nabytym dziełem, a freelancer szybciej otrzymuje zapłatę.
– Automatyzacja przekazywania praw autorskich to jedno z najbardziej pożądanych rozwiązań w branży kreatywnej. Od tego roku nasza platforma oferuje funkcję, dzięki której użytkownicy mogą łatwo i sprawnie generować umowy o przeniesienie praw autorskich. Funkcjonalność tą stworzyliśmy wykorzystując m.in. technologię podpisu kwalifikowanego, co znacznie upraszcza proces dla obu stron i zapewnia pełną przejrzystość transakcji. Zapewnia to nie tylko większą pewność w biznesie, ale także może wpłynąć na poprawę efektywności pracy – dodaje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów, w tym influencerów.
Inteligentna automatyzacja procesów, a zwłaszcza tych kadrowo-płacowych, to rozwiązanie, która staje się coraz powszechniejsze, zarówno w organizacjach, jak i w przypadku freelancerów. W erze rosnących oczekiwań w zakresie elastyczności i szybkości działania, podmioty, które zdecydują się na implementację takich mechanizmów mogą liczyć m.in. na znaczący wzrost przewagi konkurencyjnej, a także poprawę efektywności pracowników.
Useme to istniejąca od 2013 roku platforma dla freelancerów oraz zleceniodawców z siedzibą we Wrocławiu. W bazie Useme znajduje się prawie 100 000 freelancerów z takich dziedzin jak IT, grafika, copywriting, marketing, tłumaczenia i inne. Platforma zajmuje się wszystkimi kwestiami prawnymi i podatkowymi po stronie freelancera i zleceniodawcy, a także umożliwia rozliczanie podwykonawców zagranicznych. Obecnie Useme jest liderem rozliczeń pracy zdalnej w Polsce, Europie Centralnej i Wschodniej.