Zarządzanie danymi w administracji publicznej to temat, który staje się coraz ważniejszy w dobie cyfryzacji. Polska, podobnie jak inne kraje europejskie, stoi przed wyzwaniem modernizacji systemów IT, integracji danych oraz zapewnienia obywatelom płynnego dostępu do informacji publicznej. Raport Iron Mountain pokazuje jednak, że nawet wysoko rozwinięte kraje Zachodu, takie jak Wielka Brytania, muszą stawić czoła podobnym wyzwaniom.
Podczas gdy nowoczesne technologie zyskały popularność w brytyjskim rządzie, w starzejących się systemach nadal przechowywana jest ogromna ilość wrażliwych danych. Na podstawie badania przeprowadzonego przez Iron Mountain wśród 400 brytyjskich urzędników służby cywilnej wyłoniono 8 głównych wyzwań, które stoją na drodze do efektywnego wykorzystania i przechowywania danych w brytyjskich departamentach instytucji rządowych. Wśród nich można wyróżnić maksymalizację danych, łączenie zbiorów danych, publiczny dostęp do danych, zapewnienie płynnego i zintegrowanego doświadczenia dla obywatela, zależność od dotychczas używanych rozwiązań, przestarzałe systemy oraz mechanizmy wprowadzania i przechowywania danych, zarządzanie cyklem życia danych oraz bezpieczeństwo. Choć wszystkie z wymienionych wyzwań determinują kierunek najpotrzebniejszych zmian, warto jest w szczególności przyjrzeć się czterem z nich.
Z raportu wynika, że ponad 53% badanych brytyjskich urzędników służby cywilnej zgłasza problemy z łączeniem danych z różnych systemów, a główną przeszkodą są ograniczenia technologiczne. W Polsce możemy zauważyć podobne trudności, szczególnie w kontekście decentralizacji danych zarządzanych przez urzędy centralne i samorządowe. Przykładowo, platformy takie jak ePUAP czy mObywatel umożliwiają dostęp do części usług, natomiast ich pełna integracja z lokalnymi systemami jest obszarem, który wymaga dopracowania. Kluczowe dane dotyczące infrastruktury, zdrowia czy edukacji często funkcjonują w silosach, utrudniając efektywną analizę i współpracę międzyinstytucjonalną.
Badanie wskazało także na przestarzałe mechanizmy wprowadzania i przechowywania danych – choć 85% urzędników deklaruje, że ich dział lub organizacja przechowuje dane w chmurze, aż 68% urzędników polega na archaicznych narzędziach, takich jak program Excel. W Polsce, pomimo deklaracji dotyczących transformacji cyfrowej, papierowe dokumenty i arkusze Excel wciąż dominują w mniejszych jednostkach samorządowych. Niewystarczające finansowanie i brak specjalistów ds. danych utrudnia implementację bardziej zaawansowanych rozwiązań, takich jak analityka Big Data czy uczenie maszynowe. Dodatkowo, brak jednoznacznych regulacji dotyczących przechowywania danych w chmurze publicznej powoduje, że wiele instytucji wybiera mniej efektywne rozwiązania.
Z kolei w celu zapewnienia bardziej płynnego, zintegrowanego doświadczenia obywateli, 46% badanych wskazało na przestarzałe systemy IT jako największe wyzwanie w modernizacji administracji. Polska zmaga się z podobnym problemem, przy czym krajowy budżet na cyfryzację jest ograniczony w stosunku do krajów zachodnich. Wiele instytucji państwowych, takich jak ZUS czy KRUS, od lat pracuje na systemach, które wymagają kosztownych modernizacji. Choć w 2023 roku Polska zainwestowała znaczną część środków z Krajowego Planu Odbudowy w cyfryzację sektora publicznego, kluczowe wyzwania dotyczą nie tylko technologii, ale także procesów przetargowych oraz koordynacji międzyresortowej. Brakuje systematycznej wymiany doświadczeń między jednostkami centralnymi i lokalnymi, co powoduje powielanie kosztów i braki w standaryzacji.
Omawiany raport dotyczący Wielkiej Brytanii pokazuje, że nawet zaawansowane technologicznie kraje mają problemy w kwestii cyfryzacji administracji publicznej. Często podobne wnioski można wysnuć także z wyników DESI Index, który mierzy postępy państw członkowskich Unii Europejskiej w zakresie digitalizacji i wskazuje na istotne różnice w rozwoju między państwami, pokazując, że nawet liderzy mają obszary wymagające poprawy. Choć w kategorii cyfrowych usług publicznych dla obywateli, jak i całościowym DESI 2022 Polska zajęła 24. miejsce, w mojej ocenie jesteśmy w stanie konkurować z innymi graczami na arenie międzynarodowej pod warunkiem, że rozwój kluczowych obszarów nie zostanie zaniechany. Wyróżniłbym m.in. budowę centralnych repozytoriów i narzędzi umożliwiających łączenie danych z różnych źródeł, takich jak dane z rejestrów publicznych czy sektora zdrowia, a także uproszczenie dostępu obywateli do danych publicznych, w tym rozwój API dla sektora prywatnego. Nie można oczywiście pominąć szkoleń, czyli inwestycji w rozwój kompetencji technicznych urzędników i specjalistów IT, szczególnie w zakresie zaawansowanych technologii analitycznych. Równolegle wprowadzane powinny być rozwiązania dostosowane do specyfiki polskich samorządów i ich budżetów, a wymianie muszą zostać poddane starsze, lecz w dalszym ciągu używane systemy, które nie obsługują nowoczesnych narzędzi do analizy danych. Z kolei w celu poprawy efektywności oraz zmniejszenia kosztów przechowywania konieczne jest regularne usuwanie niepotrzebnych danych – podkreśla Marcin Drzewiecki, Prezes Zarządu w Iron Mountain Polska.
Znaczenie regularnego usuwania danych ROT (Redundant, Obsolete or Trivial data) dla utrzymania wysokiej jakości danych jest także jednym z istotnych wniosków z raportu. Choć 73% brytyjskich urzędników uznaje to za priorytet, tylko 39% deklaruje, że regularnie przeprowadza takie działania. W Polsce, gdzie niespójne systemy archiwizacji w połączeniu z historyczną dokumentacją papierową powodują narastanie zbiorów, usuwanie danych ROT nadal pozostaje w sferze wyzwań. Odpowiednie regulacje oraz narzędzia wspierające te procesy mogłyby znacząco poprawić efektywność działań administracyjnych.
Polska administracja stoi przed wielką szansą na transformację w kierunku cyfrowej efektywności i przejrzystości. Kluczem będzie zatem czerpanie wniosków z doświadczeń innych krajów, takich jak Wielka Brytania, oraz konsekwentna modernizacja obecnych rozwiązań. Specyfika polskich wyzwań, takich jak decentralizacja i ograniczone środki, wymaga jednak indywidualnego podejścia, które pozwoli na rozwój oparty na współpracy między instytucjami, sektorem prywatnym i obywatelami.
|
O Iron Mountain Polska: |
Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie Klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.
Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.
Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl.