Z badania zrealizowanego na zlecenie Iron Mountain wynika, że 31% organizacji zainicjowało swoją cyfrową transformację przy wsparciu innych podmiotów, decydując się na outsourcing w zakresie porządkowania i inwentaryzacji papierowych zasobów. Kolejne 38% firm rozważa taką inicjatywę. Biznes z coraz większą otwartością zleca projekty digitalizacyjne na zewnątrz, chcąc zbudować solidny fundament pod dalsze kroki na ścieżce cyfryzacji, ale także ograniczając zaangażowanie wewnętrznych zasobów.
Trwały fundament cyfrowej transformacji
Cyfrowa transformacja stanowi złożony i czasochłonny proces, którego nadrzędnym celem jest uwolnienie potencjału firmowych danych, co z kolei przekłada się na optymalizację i usprawnienie procesów biznesowych. Pierwszym wyzwaniem, z którym zmaga się każda organizacja po podjęciu decyzji o wkroczeniu na digitalową ścieżkę, jest inwentaryzacja papierowych dokumentów i innych zasobów. Blisko 1 na 3 firmy deklaruje, że korzystała na tym etapie z wsparcia podmiotów zewnętrznych.
Z naszych obserwacji wynika, że biznes w Polsce z coraz większą otwartością kieruje swój wzrok ku outsourcingowi procesów. Potwierdzają to również dane opublikowane w raporcie Iron Mountain, według których 69% firm skorzystało z zewnętrznego wsparcia w zakresie porządkowania fizycznych zasobów lub bierze to pod uwagę. Co więcej, kolejne 16% wskazuje, że dotychczas nie słyszało o takich usługach, wobec czego brak zainteresowania deklaruje naprawdę niewielki odsetek biznesu – mówi Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska. W mojej ocenie chęć oddelegowania zadania kompleksowej lub częściowej inwentaryzacji papierowych dokumentów ma również inne podłoże. Wzrost świadomości na temat procesów towarzyszących cyfrowej transformacji, ich przebiegu i roli spowodował, że organizacje przywiązują wagę do wypracowana solidnych fundamentów pod dalsze działania. Weryfikacja zgromadzonych zasobów pod kątem ich późniejszej digitalizacji, przechowywania czy bezpiecznego zniszczenia, które 79% firm ocenia za ważny element przygotowań, warunkuje efektywność kolejnych kroków, a nawet sukces całej inicjatywy. Dlatego konieczne jest zachowanie należytej staranności. Szczególnie wtedy, gdy nie dysponuje się dedykowanym zespołem i know-how, warto poszukać zaufanego partnera – dodaje ekspert Iron Mountain.
Kompetencje wewnątrz organizacji
Polskie firmy cyfryzują zasoby oraz procesy na coraz większą skalę, jednak ponad połowa z nich nie zatrudnia ani jednego pracownika, którego główne zadania byłby związane z cyfrową transformacją. Co więcej, w zdecydowanej większości nie szukają aktywnie takich specjalistów. Wprawdzie outsourcing stanowi receptę na niechęć do angażowania kapitału ludzkiego organizacji do projektu, jednak nie zwalnia biznesu z konieczności rozwijania cyfrowych kompetencji wśród członków zespołu.
Firmy deklarują zwiększenie budżetu na inwestycje w IT, a także cyfryzację biznesu, jednak zaledwie 10% chce w tym celu zatrudnić dodatkowy personel. W mojej ocenie w strukturze wydatków z wspomnianego obszaru znajdują się najczęściej koszty wdrożenia nowych rozwiązań czy outsourcingu procesów, ale także wewnętrznych szkoleń. Uważam, że to rozsądne podejście. Organizacje nie zawsze przeznaczają duże środki na rozbudowę zespołu pod kątem cyfrowej transformacji, co zdecydowanie ich w tym nie dyskwalifikuje, jednak dostrzegają potrzebę konsekwentnego zwiększania świadomości technologicznej w zespole – zarówno poprzez pozyskiwanie nowych umiejętności, jak i wypracowanie pozytywnego nastawienia do zmian oraz nowoczesnych rozwiązań technologicznych – podsumowuje Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.
Niedobór personelu o odpowiednim doświadczeniu czy specjalistycznej wiedzy, obiekcje wobec angażowania do cyfryzacji pracowników odpowiadających za inne obszary funkcjonowania firmy oraz nadawanie priorytetu działaniom przygotowawczym, takim jak digitalizacja dokumentów, to czynniki wpływające na rosnącą popularność outsourcingu. Obranie tego kierunku daje duże szanse na sukces projektu, jednak wyłącznie przy uwzględnieniu jednoczesnego wspierania edukacji pracowników na polu technologicznym, a także zbudowanie kultury organizacyjnej zorientowanej na innowacje.
|
O Iron Mountain Polska: |
Iron Mountain Polska to lider rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie Klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jest także dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzi działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej, cyfrowej jak i zużytego sprzętu IT. Firma oferuje dedykowane rozwiązania sektorowe, m.in.: dla branży finansowej i ubezpieczeniowej, służby zdrowia, kancelarii prawnych, a także instytucji publicznych oraz firm geodezyjnych i kartograficznych.
Iron Mountain Polska to 25 lat doświadczenia, ponad 1800 klientów, a także 9 milionów przechowywanych pudeł z dokumentami i prawie 100 milionów skanowanych stron rocznie.
Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc. – globalnego lidera w branży zarządzania informacją, założonego w 1951 roku w Livingstone w USA. Firma działa w kilkudziesięciu krajach na 5 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Więcej informacji na temat Iron Mountain można znaleźć na stronie www.ironmountain.pl